Voorwaarden

Voordat disfunctioneren kan leiden tot ontslag moet in ieder geval aan de volgende voorwaarden
zijn voldaan:

• De werknemer is ongeschikt voor zijn werk (de bedongen arbeid) omdat hij onvoldoende voldoet
  aan de functie-eisen. Er is geen vaste norm voor de invulling van het begrip 'ongeschikt'. Het
  'ongeschikt zijn' kan gelegen zijn in het niet (meer) voldoen aan bepaalde kwalificaties/diplomaeisen, maar ook in het gedrag van de werknemer. Het disfunctioneren kan betrekking hebben op
  een relatief klein deel van de werkzaamheden, bijvoorbeeld alleen op problemen met
  samenwerken.
• De ongeschiktheid voor de functie is géén gevolg van ziekte of gebreken van de werknemer. Bij
  twijfel hierover is het raadzaam om daar via de bedrijfsarts of arbodienst (en eventueel een
  deskundigenoordeel van UWV) uitsluitsel over te vragen.
• U hebt de aanmerkingen op het functioneren besproken met de werknemer, bij
  voorkeur tijdens beoordelingsgesprekken. Het is van belang dat wat er besproken is zorgvuldig wordt
  vastgelegd (data, inhoud gesprekken, afspraken over verbetering functioneren, planning). Uit de
  praktijk blijkt dat ontbindingsverzoeken wegens disfunctioneren worden afgewezen wanneer de
  beoordeling van de werknemer 'voldoende' is.
• U moet de werknemer concreet en duidelijk aangeven wat er verwacht wordt, op welke punten niet aan de functie-eisen voldaan wordt en wat er moet verbeteren. Het enkel aankondigen van 'minder plezierige maatregelen' kan niet gezien worden als laatste waarschuwing en leidt tot afwijzing van een ontbindingsverzoek. U moet de werknemer in de gelegenheid stellen om zijn functioneren te verbeteren,
  bijvoorbeeld door begeleiding, coaching of een verbeterplan. 
• Het disfunctioneren van de werknemer mag niet het gevolg zijn van onvoldoende zorg voor
  scholing van de werknemer of van onvoldoende zorg voor de arbeidsomstandigheden. U bent verplicht om ervoor te zorgen dat de werknemer de scholing kan volgen die noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn functie. Uiteraard mag van de werknemer verwacht worden dat die scholing dan ook gevolgd wordt.
• U hebt onderzocht of de werknemer kan worden herplaatst in een andere, passende
  functie die vacant is of tijdens de (wettelijke) opzegtermijn vacant wordt.

Dossiervorming

Een dossier hebt u bij ontslag nodig om te kunnen aantonen dat de werknemer onvoldoende functioneert en dat u de nodige stappen hebt genomen om de situatie anders dan door ontslag op te lossen.
De nodige stappen volgen uit de wettelijke voorschriften. Als u met de werknemer geen overeenstemming bereikt over het ontslag, moet u naar de kantonrechter en hebt u dus een goed dossier nodig.

Wat moet er minimaal in het dossier staan? 

• wat de werknemer concreet heeft gedaan dat u aanmerkt als onvoldoende functioneren; 
• hoe u dit hebt geconstateerd; 
• dat u dit met de werknemer hebt besproken; 
• dat u de werknemer een reële kans hebt gegeven om zijn functioneren te verbeteren; 
• dat u de werknemer daarbij de nodige ondersteuning hebt gegeven door interne en/of externe begeleiders; 
• dat zijn functioneren daarna nog steeds onvoldoende was en u dit met hem heeft besproken; 
• dat herplaatsing in een andere functie niet mogelijk is of geen oplossing biedt. 

Van elk gesprek en elke gemaakte afspraak maakt u een verslag dat u de werknemer laat ondertekenen. Indien mogelijk voor akkoord, anders voor gezien, eventueel met toevoeging van punten waarmee de werknemer het niet eens is. Als de werknemer stukken niet wil ondertekenen, kunt u ze hem toesturen in een e-mail met ontvangstbevestiging of per aangetekende brief, of ze overhandigen in het bijzijn van getuigen. Zo kunt u aantonen dat de werknemer de stukken heeft kunnen inzien. 

Beoordeling ontbindingsverzoek
Bij de beoordeling van een ontbindingsverzoek kijkt de rechter of er sprake is van een opzegverbod en of u het disfunctioneren aannemelijk kunt maken. Voor ontbinding is een goed onderbouwd dossier van belang.  Bij de beoordeling van een ontbindingsverzoek zal de rechter rekening houden met alle omstandigheden van het geval. Dat betekent onder andere dat van u meer verwacht wordt als de werknemer lang(er) in dienst is. Van een groter bedrijf met meer mogelijkheden, qua hulp, begeleiding en ondersteuning van de werknemer, wordt ook meer verwacht dan van een klein bedrijf met minder mogelijkheden op dit gebied. De rechter zal ook beoordelen of er nog mogelijkheden zijn om de werknemer te herplaatsen.

Onvoldoende dossier?
Heeft u onvoldoende dossier opgebouwd en wilt u dat de slecht functionerende werknemer toch op korte termijn vertrekt? Dan kunt u onderhandelen over een ontslag met wederzijds goedvinden.